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Comment communiquer avec son équipe ?

« La communication consiste à comprendre celui qui écoute » . Jean Abraham

Alors que le monde moderne regorge d’outils, de supports, de spécialistes, de conseillers en communication, elle n’a jamais été aussi mauvaise, confuse, agressive, voire fallacieuse, entraînant plus un brouhaha médiatique que de l’information qualifiée.

On ne cherche même plus à écouter l’autre mais juste à vouloir avoir raison à tout prix et par n’importe quel moyen.

Communiquer c’est transmettre un message

Mais avoir le dernier mot n’est pas forcément le plus difficile car il suffit par exemple :

  • De parler plus fort que son interlocuteur
  • D’imposer son point de vue par la force
  • De contraindre l’autre par la voie hiérarchique

Alors que communiquer c’est transmettre un message – des informations qui nécessite bien d’autres qualitéset notamment à comprendre celui qui écoute.

Or pour bien se faire comprendre, il est préférable de :

  • Soigner son vocabulaire (positif, constructif, mobilisateur)
  • Adopter la bonne attitude (ouvrir sa gestuelle, sourire, se déplacer, soigner son style vestimentaire, préparer avec soin ses supports, se tenir droit, être décontracté)
  • S’exprimer avec le bon volume sonore (débit, tonalité, articuler, respirer)
  • Recourir à des images et photos pour aérer sa communication
  • Rester sobre avec des phrases construites avec un sujet – un verbe – un complément, plutôt que d’utiliser de grandes phrases interminables et incompréhensibles
  • Dégager de la sérénité
  • S’assurer que le message transmis soit bien compris par son interlocuteur
  • Utiliser des traits d’humour afin d’amener un peu de légèreté surtout si le sujet est grave ou difficile
  • Avoir une communication crédible car une communication surchargée risque d’être contre-productive (trop d’information tue l’information).
  • Encourager plutôt que dénigrer

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Manager ou chef de service ?

Car « piquer ou allumer » une personne doit être le dernier recours et non pas le premier acte de communication, et il ne faut surtout pas le faire devant l’équipe mais plutôt en aparté.

Au lieu de réprimander la personne, le manageur doit lui donner les clés pour l’amener tout doucement vers la solution et les moyens d’acquérir son autonomie de travail. Car un salarié autonome et responsable est toujours plus efficace et productif que l’inverse. Mais la seconde situation nécessite un investissement suffisant de la part de l’encadrement.

C’est toute la différence entre un manageur et un chef de service.

Car « la bougie ne perd en rien de sa lumière en la communiquant à une autre bougie ». Proverbe japonais

Enfin, il ne faut pas avoir peur de stresser avant de se lancer dans sa communication. Il ne s’agit pas d’un manque de confiance en soi mais plutôt d’un lanceur d’alerte. Le stress doit vous mettre en garde, tenir en éveil tous vos sens pour vous faire avancer. Il faut donc apprendre à le gérer avant qu’il ne paralyse tous vos sens.

Alors pensez à vous faire accompagner pour sa mise en place, car même avec le mode d’emploi en mains rien ne vous garantira la réussite d’une bonne communication.

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Comment réduire les charges de son entreprise

Réduire les charges d’exploitation est devenu l’obsession de nombreuses entreprises. En effet, ces économies potentielles peuvent devenir une ressource importante qui pourra être affectée au développement de l’entreprise ou à la baisse de ses tarifs pour mieux faire face à la concurrence Européenne et mondiale.

Mais comment faire sans pour autant pénaliser son fonctionnement au quotidien ? Et comment faire accepter cette nécessité aux équipes non pas comme une contrainte de plus mais comme une évidence pour la pérennité de l’entreprise ?

Autant de questions souvent sans réponses, et pourtant ce ne sont pas les méthodes qui manquent.

Deux méthodes

Le cost killing

Le cost killing consiste à réduire à tout prix les charges d’exploitation. Tous les frais sont passés au crible. Mais les moyens pour obtenir une baisse significative ne comptent pas. Le moyen le plus classique consiste à convoquer ses principaux fournisseurs pour leur demander, ou plutôt leur imposer, une baisse conséquente de leur coût (jusqu’à 50%) sous peine d’être déréférencé. C’est efficace mais c’est souvent du one shot avec pour dommage collatéral fréquent une perte sur la qualité du produit ou du service.

La réduction des frais

Les économies de charges qui consistent à optimiser financièrement les charges internes et externes de l’entreprise. Mais qu’est-ce qu’une économie interne ? externe ?
Les économies externes consistent à revoir tous les contrats de ses fournisseurs pour les renégocier aussi bien financièrement qu’en terme de garantie et de services rendus. Vous serez surpris du nombre de contrats lors de cette revue qui seront à supprimer (1ère économie). Et pour les autres contrats, il s’agira alors de renégocier leurs coûts et garanties (2ème économie) ou à un nouvel appel d’offre (3ème économie).

Cette seconde méthode présente un double avantage : celui de reposer sur vos fournisseurs déjà en place avec la perspective de réaliser des gains quasi assurés. En effet, vos fournisseurs feront les efforts nécessaires pour vous conserver comme client. En échange, ils vous demanderont certainement de prolonger la durée du contrat afin qu’ils puissent eux aussi amortir l’effort financier qu’ils vous auront consentis.

Mais cette démarche ne pourra être reproduite à l’identique chaque année.

Aussi l’entreprise pourra s’occuper cette fois des économies internes.  Elles consistent à identifier les processus opérationnels et organisationnels de l’entreprise qui vont pouvoir être optimiser. Ainsi cette optimisation permettra de détecter puis de supprimer toutes les anomalies de fonctionnement (doublons, inutilité, simplification). Les corrections ainsi apportées se traduiront directement par des gains financiers.

En conclusion

Dans les deux cas, vous aurez atteint votre objectif qui sera d’abaisser vos charges de fonctionnement avec pour conséquence directe une amélioration de la compétitivité de l’entreprise.

Mais attention à la méthodologie de sa mise en place car elle va interférer avec d’autres acteurs que sont les salariés.

Aussi comme toute modification importante apportée au mode de fonctionnement de votre entreprise, il va générer du changement. Et comme tout changement est perturbant, il sera important de le préparer en amont.

C’est une des raisons pour laquelle Il sera important de vous faire accompagner sur ces sujets afin de vous :

  • Décharger de la gestion de la communication auprès de vos salariés en matière de changements
  • Profiter de l’expérience d’un professionnel qui a déjà été confronté à ces négociations fournisseurs souvent longues et consommateurs de temps

Alors « investissez » dès maintenant dans un conseiller en développements, car aujourd’hui le chef d’entreprise à risques est celui qui ne sait pas s’entourer des compétences nécessaires au développement de son entreprise.

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Mais que se passe-t- il au PSG ?

Le PSG version Qatari, depuis 2012, c’est 4 titres de champion de France (2013 – 2014 – 2015 – 2016), 2 coupes de France (2015 – 2016), 3 coupes de la Ligue (2014 – 2015 – 2016) et 4 trophées des champions (2013 – 2014 – 2015 – 2016) soit 13 titres au total en seulement 4 années.

Soit un beau palmarès national avec une présence régulière parmi les 8 clubs européens de la Champion League. De beaux motifs de satisfaction n’est-ce pas ?

Alors pourquoi toute cette agitation aujourd’hui au sien du club depuis l’été 2016 ?

Le Départ de l’ancien entraîneur, Laurent Blanc, conjuguée avec l’arrivée d’un nouvel entraîneur, Unai Emery, auréolé de 3 Europa League de suite (2014 – 2015 – 2016) avec son ancien club le FC Séville semble avoir perturbé le bel équilibre passé de l’équipe première.

En effet, l’objectif de la conquête à tout prix de la Champion League fixé lors du rachat du club en 2012 par la direction du PSG est à l’origine de changements importants lors de l’intersaison à l’été 2016 suite au nouvel échec de la saison dernière en quart de finale.

A la conquête du Graal

En effet, la direction n’a pas regardé à la dépense afin d’acquérir les joueurs nécessaires et l’entraineur idoine pour enfin atteindre cet objectif suprême dès 2017 !

Mais si nous listons les 12 derniers gagnants de la Champion League, on retrouve les clubs suivants par date de victoire et avec entre parenthèses leur année de création suivi du nombre de League des Champions gagnées :

  • 2016 – Real de Madrid (1902) – 11 League des Champions
  • 2015 – FC Barcelone (1899) – 5
  • 2014 – Real de Madrid
  • 2013 – Bayern de Munich (1900) – 5
  • 2012 – Chelsea (1905) – 1
  • 2011 – FC Barcelone
  • 2010 – Inter Milan (1908) – 3
  • 2009 – FC Barcelone
  • 2008 – Manchester United (1878) – 3
  • 2007 – AC Milan (1899) – 7
  • 2006 – FC Barcelone
  • 2005 – FC Liverpool (1892) – 5

Soit 40 League des Champions remportées par 8 club seulement !

Une organisation sans faille

Le constat des 12 derniers champions est sans appel.

La mainmise sur l’Europe passe d’abord par une régularité en championnat national ; qui passe elle-même par une organisation interne sans faille et stable depuis son Président jusqu’aux footballeurs en passant par l’ensemble des salariés du club.

Ce qui est essentiel dans le foot, c’est l’équipe première. Les responsables quant à eux doivent rester dans l’ombre. Ce principe doit être appliqué à tous les étages du club. Et les postes clés doivent être occupés par des professionnels du football habitués à travailler sous la pression du très haut niveau.

Tout le monde au club, quelle que soit sa fonction, doit mettre ses compétences au service du groupe. Et le groupe doit se mettre au service des qualités de chacun.

Mais pas que car le succès final passe aussi par l’alliance du talent, de la technique et de la discipline (Johan CRUYFF). L’argent est un élément important mais il doit venir en second lieu.Il n’a pas encore réussi a acheté la coupe aux grandes oreilles.

J’en veux pour preuve les grandes équipes comme Real Madrid, Barcelone, Bayern Munich, AC Milan ou Manchester United qui ont été 8 fois champions sur les 12 derniers trophées.

En effet ces équipes possèdent toutes un noyau dur de joueurs issu de leur centre de formation ou qui jouent au club depuis de nombreuses années. Ces joueurs, qui ont en eux l’ADN du club, apportent toujours quelque chose de plus.

La structure pyramidale est souvent à privilégier car elle permet de définir le rôle de chacun au sein du club et où chacun doit jouer pleinement son rôle et uniquement son rôle.

Ainsi le jour où les joueurs doivent être remplacés, ce processus doit se dérouler en collaboration entre les différents acteurs du club concernés (dirigeants – directeurs sportifs -entraîneurs). Les nouveaux joueurs prennent la place des partants poste pour poste ou bien avec quelques aménagements organisationnels sur le terrain. Mais c’est sur le long terme et non dans l’illusion d’un jour qu’il faut apporter ces changements.

Une histoire à écrire et le facteur temps

Tous les champions d’Europe ont écrit l’histoire du foot pour en faire partie aujourd’hui. Et l’histoire ne s’écrit pas à court terme. Il n’y a qu’à voir l’ancienneté des 12 derniers champions d’Europe pour se rendre compte du facteur temps dans cette réussite.

De plus, la ville doit faire partie intégrante du club comme le club doit faire partie à part entière de la citée. Car il est important que les supporters puissent se sentir comme faisant partie de leur club.

Cette histoire doit donc s’inscrire dans la continuité en matière de philosophie générale comme dans le jeu, en matière d’effectif, de politique, de ressources humaines, d’encadrement, des joueurs jusqu’à l’entraineur.

De plus, l’entraineur doit savoir gérer les différentes sensibilités des joueurs venant d’horizons différents (pays et culture). Car son travail est de trouver un langage unique mais compréhensible par tous pour les emmener vers le même objectif : le meilleur résultat possible.

Le travail en équipe et la communication

Même si le monde a bien changé, il n’en reste pas moins qu’il y a toujours quelques fondamentaux à respecter si le club veut atteindre le sommet mais surtout s’il souhaite y perdurer.

Aussi pour gagner il faut créer les conditions nécessaires qui passe par les autres car on n’a aucune chance d’y arriver seul.

Car même si on ne peut être bon tous les jours, à chaque match, l’important réside dans le fait que l’on soit utile aux autres et donc à l’équipe.

« Car s’il faut des champions pour gagner des matches, il faut une équipe pour gagner un championnat » (Michaël Jordan).

Manager une équipe revient à s’occuper d’une somme de détails. Aussi il faut commencer par réduire les petites fautes car en général ce ne sont pas les grosses fautes qui posent problème, mais bien les petites. S’attaquer aux petites fautes doit être le premier travail du coach. Et s’entraîner avec les joueurs permet de mieux identifier ces fautes et de pouvoir réagir de façon adéquate.

Car en finalité les joueurs sur le terrain ne sont que le reflet de l’état d’esprit de leur coach et de leur direction.

Aussi il est important d’être dans le dialogue avec ses collaborateurs et ses joueurs même si la décision finale revient au coach et à la direction. Le modèle de la réussite repose sur le partage des connaissances.

Etranges similitudes avec l’entreprise …

C’est étrange les similitudes que l’on peut retrouver entre le monde sportif et le monde de l’entreprise.

Mais c’est normal car les deux univers se ressemblent de plus en plus dans bien des domaines (finances – management – objectifs – court terme – etc).

A tel point qu’il suffit même de remplacer les mots club par entreprise et joueur par salarié.

Alors pourquoi le PSG ne s’inspire-t-il pas des méthodes qui ont fait leur preuve parmi les meilleurs clubs du monde ou des meilleures entreprises pour augmenter ses chances de succès dans la conquête de son graal ?

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L’immobilier : un actif financier stratégique

Bien que la valeur immobilière industrielle et commerciale des entreprises ait considérablement augmenté ces dernières années, elle reste encore trop souvent sous-évaluée à l’actif du bilan des entreprises.

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Cette valeur « historique » peut parfois porter préjudice à l’entreprise qui est en recherche de nouveaux financements pour rassurer le banquier sur sa capacité financière à lui rembourser ses prêts.

Toutefois, il existe des supports financiers pour y remédier mais qui peuvent se révéler plus ou moins contraignants et coûteux.

La méthode de la réévaluation libre

Elle permet à l’entreprise de renforcer la valeur de ses actifs immobiliers en substituant à leur valeur historique leur valeur actualisée. L’intérêt de cette méthode est de donner au bilan de l’entreprise le reflet de sa vraie valeur économique. En contrepartie, l’augmentation de la valeur va générer une augmentation mécanique de ses amortissements avec un impact à la baisse du résultat d’exploitation.

Mais la réévaluation des actifs ne se limite pas aux seuls biens immobiliers car elle doit aussi s’appliquer en même temps à tous les autres actifs de l’entreprise, ce qui en fait perdre tout son intérêt.

Le lease back

Il consiste à externaliser le financement de son parc immobilier auprès d’investisseurs financiers spécialisés en refinancement immobilier.

Cette méthode présente des avantages comme :

  • Procurer une source de trésorerie immédiate et d’autant plus importante que la valeur historique des immobilisations est basse et leur valeur économique actualisée importante ;
  • En mobilisant ses capitaux propres en faveur du développement de la rentabilité des activités d’exploitation et de sa stratégie plutôt que de les immobiliser à long terme.

et quelques inconvénients comme :

  • La lourdeur du dossier de refinancement à constituer en faveur du futur investisseur financier et propriétaire avec notamment la valorisation d’un Business Plan à 5 ans
  • L’imposition immédiate de la plus-value de revente depuis l’entreprise vers l’investisseur financier puisque l’étalement de l’impôt sur la plus-value n’est désormais plus possible.

La création d’une foncière ou SCI

La création d’une SCI (Société Civile Immobilière) permet d’affecter l’ensemble du patrimoine immobilier professionnel de l’entreprise (industriel – commercial) quelle que soit sa nature.

Ce montage permet au propriétaire de séparer le parc immobilier professionnel et de ses activités d’exploitation.

Elle est très souvent utilisée par les entreprises ou groupes à capitaux familiaux avec une logique patrimoniale à long terme.

Ainsi la SCI sera chargée de facturer directement les activités d’exploitation des loyers d’occupation qui permettront en échange à la SCI de rembourser les emprunts contractés pour financer leur acquisition.

Enfin, cette solution permettra au propriétaire de la SCI de se constituer et de conserver un patrimoine immobilier dans le cas où il viendrait à vendre ses activités d’exploitation.

En conclusion, si vous souhaitez valoriser votre patrimoine immobilier et récupérer en même temps du CASH pour financer le DEVELOPPEMENT de vos activités, alors le refinancement de votre parc immobilier est votre solution : mais pas à n’importe quel prix !

Mais faites-vous accompagner dans ce type d’opérations financières en regard des montants et des enjeux stratégiques à la clé.

French former prime minister Francois Fillon attends a meeting ahead of the regional elections in Ile-de France, on April 11, 2015 in Rosny-sous-Bois. AFP PHOTO / STEPHANE DE SAKUTIN

La fiscalité des entreprises selon François Fillon

François Fillon a été désigné le 27 novembre dernier candidat de la droite et du centre à la prochaine élection présidentielle des 23 avril et 7 mai 2017.  
C’est une élection importante notamment en termes d’orientation fiscale qui sera donnée à l’économie française pour les 5 prochaines années.

Toutes les entreprises concernées, mais…

Bien que toutes les entreprises soient concernées, cette orientation fiscale sera encore plus importante pour les entreprises dont le principal marché est national.

Bien qu’il soit encore un peu tôt dans la campagne à la présidence pour que les futures mesures fiscales soient détaillées, il en ressort déjà des orientations fortes comme :

  • L’allègement du coût du travail par la suppression de la cotisation maladie
  • Financée par une double hausse de TVA de 20 à 22% pour le taux normal et de 10 à 12% pour le taux intermédiaire

Auquel il faudra rajouter avec la loi de finances pour 2017 :

  • La fin du suramortissement de 40% sur les investissements industriels
  • La fin de l’amortissement dérogatoire pour amortir les logiciels sur 12 mois au lieu de deux ou trois ans. En revanche si le prix du logiciel n’excède pas 500€ HT il pourrait toujours être déduit immédiatement en charges.

Mais pour quelle raison faut-il attendre les lois de finance annuelle ou le programme, tous les cinq ans, des nouveaux candidats pour agir sur la baisse des charges et des coûts de fonctionnement de sa société ?

En effet, comme le montre les graphiques ci-dessous, les baisses de charges passées n’ont pas abouti à faire remonter les marges des entreprises.

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La stratégie de la baisse des coûts

Aussi l’entreprise doit se tourner vers des pistes internes de baisse de ses coûts et qui passe notamment par :

  • Une meilleure organisation de sa structure et des postes de travail
  • Le renforcement de ses outils informatiques (matériel et surtout logiciels)
  • Une meilleure productivité des services internes
  • Le développement des compétences des salariés afin de les rendre plus performants
  • La mise en place d’outils de pilotage afin de réagir aux problèmes en temps réel
  • Le renforcement de la sécurité des actifs et des personnes de l’entreprise

Toutes ces améliorations internes de fonctionnement auront pour conséquence immédiate de faire baisser les coûts d’exploitation avec pour conséquence :

  • Un pilotage simplifié de l’entreprise
  • Une baisse des coûts
  • Une augmentation du RESULTAT

Et ne croyez surtout pas que leur mise en place soit compliquée ou bien coûteuse à réaliser. Bien au contraire !

Alors n’attendez plus les prochains effets d’annonces et surenchères pour 2017 pour prendre en mains dès maintenant la baisse de vos CHARGES.

Et rapprochez-vous sans tarder d’un conseiller spécialisé dans ces domaines qui vous fera gagner du temps pour les mettre en place et des gains sur vos charges !

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Conseil en entreprise : aide à la stratégie de développement

Le conseiller est présent aux côtés du Chef d’Entreprise pour l’accompagner aussi bien dans les réflexions stratégiques sur son entreprise que dans leurs traductions opérationnelles.

conseilL’expérience pour la bonne décision

Le conseiller a un sens aigu pour évaluer la situation de l’entreprise. Il sait discerner ce dont a besoin le chef d’entreprise trop souvent seul face aux éléments économiques de plus en plus brutaux. Il a déjà vécu les situations auquel est confronté le Chef d’Entreprise pour la 1ère fois. Il peut lui souffler la bonne solution, la bonne décision à retenir juste au bon moment.

Lorsqu’il est dans l’action, le Chef d’Entreprise n’a pas toujours la lucidité pour faire un pas de côté pour regarder avec objectivité la situation économique de son entreprise, se poser les bonnes questions et apporter les réponses dans l’instant.

Soutien et écoute pour le Chef d’entreprise

Le conseiller est aussi présent aux côtés du Chef d’Entreprise afin qu’il ne se laisse pas submerger par le quotidien, pour voir ce qu’il n’a plus forcément le temps de voir dans le feu de l’action. A force de prendre des coups, le chef d’entreprise peut commencer à douter, à se demander s’il sera suffisamment fort pour aller au bout de son projet, à ne pas entrer dans une spirale négative.

Enfin, le conseiller est aussi présent pour rappeler au Chef d’Entreprise qu’avant de penser à l’après-demain, il faut déjà être bien dans l’instant présent pour mettre un pied devant l’autre, au lieu d’être dans une projection permanente qui finit par l’éloigner de ses équipes et du terrain.

En effet, le Chef d’Entreprise ne peut pas maîtriser tous les sujets économiques, financiers, sociaux, informatiques, qui évoluent en permanence et de plus en plus vite, et être en même temps présent au quotidien au sein de son entreprise.

Bien au contraire, par les temps agités et particulièrement instables, le Chef d’Entreprise qui ne se fait pas accompagner met potentiellement en danger sa société, mais aussi sa santé physique et morale avec des répercussions inévitables sur sa vie personnelle.

Savoir & Savoir-faire du Conseiller

Si le rôle du conseiller est d’être le miroir du Chef d’Entreprise sur son activité, ses équipes, son organisation afin de l’aider à s’en sortir en cas de situation périlleuse, développer son entreprise, lui faire atteindre ses objectifs, ne pas s’éparpiller dans ses actions, c’est aussi un spécialiste qui sait piloter une entreprise. Gérer une entreprise c’est un peu comme conduire sa voiture : il lui faut des phares pour balayer la route mais surtout de bons phares afin de prendre la bonne direction.

Enfin toutes les grandes entreprises fonctionnent sur ce modèle avec plutôt de bons résultats financiers en progression chaque année !

Alors vous qui êtes déjà Chef d’Entreprise ou qui allez le devenir pourquoi ne pas copier les grandes entreprises ?

« Investissez dès maintenant dans un conseiller » car aujourd’hui le chef d’entreprise à risques est celui qui ne sait pas s’entourer des compétences nécessaires au développement de son entreprise et donc de sa propre réussite.

Eric Schüller
Eric Schüller

PME, PMI, Grands Comptes,
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Pourquoi et comment dématérialiser vos factures ?

A compter du 1er janvier 2017, les grandes entreprises (GE > 5 000 salariés et CE > 1.5 milliards d’euros ou bilan > 2 milliards d’euros) seront les 1ères entreprises à devoir dématérialiser leurs factures.

En effet, elles devront à compter de cette date transmettre toutes leurs factures sous la forme électronique si elles souhaitent poursuivre leurs relations économiques avec l’Etat, les collectivités territoriales ainsi que les établissements publics.
Cette obligation, instaurée par l’ordonnance du 26 juin 2014, a pour vocation à s’appliquer à terme à toutes les entreprises selon le calendrier suivant :

  • 1er janvier 2017 : Grandes Entreprises (voir conditions ci-dessus)
  • 1er janvier 2018 : ETI (effectif < 5 000 salariés et CA < 1.5 milliards d’euros ou bilan < 2 milliards d’euros)
  • 1er janvier 2019 : PME (effectif < 250 salariés et CA < 50 millions d’euros ou bilan < 43 millions d’euros)
  • 1er janvier 2020 : TPE (effectif < 10 salariés et CA ou bilan < 2 millions d’euros)

Quel intérêt d’une telle mutation ?

Il est bien sûr multiple à commencer par une baisse significative des coûts de traitement des factures clients.
Au-delà de la simple mise en conformité avec cette nouvelle obligation, les avantages qui pourront en être retirés par l’entreprise elle-même sont nombreux à commencer par :

  • Des économies directes réalisées par la dématérialisation des factures en regard de sa diffusion en mode papier (au minimum coût du papier + coût direct du traitement de la facture + classement)
  • Des économies indirectes car le temps ainsi dégagé permettra de l’allouer à d’autres fonctions et missions au sein de l’entreprise
    Mais sa mise en place va concerner une partie importante de l’entreprise et de ses salariés de bureau en particulier.

Quels changements sont donc à prévoir et comment ?

L’intégration de ces nouvelles données n’est pas chose aisée.

Aussi pour mener à bien ce changement important dans le mode de travail, il sera préférable de le gérer sous la forme de « projet ». Car cette forme de gestion aura l’avantage d’impliquer et de coordonner tous les services concernés dans sa préparation, sa communication auprès des salariés directement concernés mais aussi des autres, et enfin de son déploiement en interne.

Le 1er travail étant de coordonner toutes les équipes concernées par ce changement, le service interne le mieux placé pour piloter ce changement est donc la Direction Financière ou le service comptable.

Le second travail sera de mandater une personne par service pour collecter les informations concernant les commandes, les livraisons, la comptabilité et l’informatique.

Enfin en ce qui concerne l’informatique, Il faudra prévoir d’adapter aussi bien les outils que les logiciels de traitement de l’information.

Pour quelles conséquences ?

Outre les économies financières, l’automatisation du traitement des factures va permettre aux équipes internes, qui avaient précédemment cette charge de travail, de consacrer ce temps économisé à d’autres tâches source de plus grande valeur ajoutée pour l’entreprise et de nouvelles missions plus valorisante pour les salariés.

Car là où le traitement manuel des factures papier mettait plusieurs jours, la dématérialisation va permettre de transférer la facture en seulement quelques secondes.

Et de plus, le traitement automatique des factures devrait permettre de détecter beaucoup plus vite les anomalies internes de traitement et les litiges éventuels.

Pour un avantage concurrentiel certain !

Cette dématérialisation initialement obligatoire pour toute entreprise qui voudra travailler dans le futur avec les pouvoirs publics pourrait être étendue au secteur privé.

En effet, les entreprises qui souhaitent travailler avec les grandes entreprises privées ont tout intérêt à y souscrire dès maintenant car les grands comptes doivent répondre à des exigences en termes de RSE en contribuant notamment au respect de l’environnement. Aussi la dématérialisation entre parfaitement dans le champ d’application de la RSE.

L’autre intérêt d’étendre cette démarche est de pouvoir communiquer sur cet option offerte à vos clients comme un véritable avantage concurrentiel source d’économies de traitement interne pour eux également. Et enfin, il s’agit de prendre une avance significative sur une option qui pourrait bien être généralisée à moyen terme par le législateur à tout le secteur privé.

En effet, deux articles de la loi Macron du 6 août 2015 laissent ouverte cette possibilité.

Alors pourquoi attendre !

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La formation professionnelle : un investissement stratégique

Le marché de la formation professionnelle en France représente un marché annuel de près de 20 milliards d’euros.L’extrême diversité des offres et des formats permet de répondre à de nombreux besoins de formation auprès des entreprises.

Les principales raisons du suivi d’une formation

  • Améliorer son employabilité
  • Mettre à jour ses connaissances
  • Développer ses compétences
  • Obtenir un nouveau diplôme
  • Réorienter sa carrière (les nouvelles générations risquent de devoir changer 3 à 4 fois de métier au cours de leur carrière professionnelle)

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Aussi pour rester compétitive, l’entreprise n’hésite pas à améliorer ses outils de production, comme ses offres commercialeset de servicesen investissant dans de nouveaux outils plus performants.

Alors pourquoi ne pas améliorer ses Ressources Humainespar la formation ?

Son intérêt est double :

  • Actualiser leurs compétences afin d’améliorer les performances de l’entreprise
  • Transformer une charge obligatoire en valeur ajoutée pour l’entreprise

Il faut considérer la formation comme un investissement stratégique au même titre que l’acquisition d’un fonds de commerce, d’une machine, d’une prise de participation financière dans une société, d’un nouveau marché, etc…

En effet, bien que la valeur de son personnel ne figure pas à l’actif du bilan de l’entreprise, il contribue pour une part importante à la valorisation de son GoodWill (savoir-faire, expérience). C’est donc bien dans l’intérêt de l’entreprise que de développer 2GALEMENT la performance de ses salariés.

Surtout que la formation est financée par une cotisation obligatoire annuelle et qui si elle n’est pas utilisée sera une charge définitive sans contrepartie.

Il s’agit non seulement de l’utiliser en totalité mais surtout à bon escient. Aussi cela se prépare en amont comme un budget prévisionnel en :

  • Calculant le prévisionnel de votre cotisation pour l’année à venir qui sera à verser avant le 1er mars auprès de son OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé)
  • Récoltant puis hiérarchisant les besoins prioritaires de formation éligibles en fonction de besoins et objectifs de développements de l’entreprise
  • Recueillant l’avis des représentants du personnel. Doivent être consultés le comité d’entreprise (CE) pour les entreprises d’au moins 50 salariés et les délégués du personnel (DP) pour les entreprises de moins de 50 salariés.

 

Rappel des conditions d’utilisation

  • Employeurs concernés : tout employeur a l’obligation de participer au financement de la formation professionnelle continue de ses salariés (CGI art 235terC).

Cette participation variera en fonction de l’effectif de l’entreprise.

  • Régime applicable à partir de 2016 :

Pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à 10 salariés, la contribution minimale sera de 0,55% de la masse salariale versée à l’OPCA, désigné par l’accord de branche dont relève l’entreprise, avant le 1er mars.

Pour les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 10 salariés, la contribution minimale sera de 1% de la masse salariale (somme des rémunérations brutes versées aux salariés, hors rémunération en nature et cotisations patronales).

  • CDD : quel que soit l’effectif de l’entreprise, tout employeur ayant eu recours à des CDD est redevable d’une contribution de 1% sur les rémunérations brutes soumises à cotisations sociales
  • Déclaration 2483 : elle est supprimée à compter de la participation de 2015 collectée en 2016.
  • Crédit d’Impôt Formation : il est réservé à la formation des dirigeants des entreprises industrielles, commerciales, artisanales, libérales ou agricoles soumises à l’IS ou l’IR selon le régime du bénéfice réel. Ouvrent droit à ce crédit d’impôt les dépenses de formation engagées au profit du dirigeant, imputables sur la l’obligation légale de participation à la formation continue (c. trav. Art L 6313-1).

Il est égal au nombre d’heures de formation du dirigeant par le taux horaire du SMIC en vigueur soit actuellement un montant maximum de 386€ par année civile.

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Conclusion

Alors n’attendez pour préparer dès maintenant votre plan de formation stratégiquepour l’année prochaine et de la faire valider par votre OPCA.

Et surtout choisissez bien votre formateurcar il sera le vecteur de départ des performances futures de vos salariés et donc de votre entreprise par ricochet.

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Les bonnes résolutions

Le retour des vacances d’été et la reprise du 1 er janvier, sont les deux périodes de l’année généralement propices à la prise de bonnes résolutions applicables lors des prochains mois !

Après quelques semaines de repos passées au bord de la piscine, de pratiques sportives vivifiantes pour les uns, en réunion de famille devant un bon repas festif, à faire la fête ou à danser toute la nuit pour les autres, cette fois c’est promis je vais consacrer plus de temps à faire du sport, à sa famille et surtout à prendre du repos.

Fini donc le fameux triptyque métro-boulot- dodo, le stress du boulot, de quitter son travail tard tous les soirs, de commencer plusieurs dossiers sans avoir le temps nécessaire pour les terminer mais assez pour passer pour un collaborateur impliqué aux yeux de sa hiérarchie.

Car une fois de retour des vacances, nous sommes vite rattrapés par le quotidien, nos habitudes, les clients, les contraintes, les obligations familiales, nos enfants et nos résolutions finissent par être rangées au fonds du tiroir à résolutions non réalisées.

Mais alors comment faire pour transformer nos résolutions en actes concrets et définitifs ?

Il est important de rappeler que les journées de travail difficiles et stressantes, sous toutes ses formes, sont contre-productives pour le salarié, l’encadrement et le chef d’entreprise.

Alors pour inverser cette tendance qui fait de l’entreprise la grande perdante en termes de productivité, de compétitivité, d’ambiance de travail et de résultats économiques, il faut commencer par améliorer le capital humain.

Oui j’ai bien dit CAPITAL et non pas ressources humaines qui bien qu’il n’apparaisse pas dans le bilan de l’entreprise, en fait partie sous la forme de son savoir-faire, d’innovation, d’implication, de savoir-être, de productivité, autrement dit une part importante de la valeur de son GOODWILL.

En effet, il est temps d’en finir avec les méthodes verticales de commandement et un contrôle à postériori des salariés avec pour principal objectif de les sanctionner. Il est temps que l’entreprise se mette en mode MANAGEMENT.

Ce management passe d’abord par la remise au cœur de l’entreprise de l’HUMAIN, des relations directes et participatives entre et avec les salariés, de COMMUNIQUER les uns avec les autres, jeunes, débutants, anciens, cadres, responsable de services et chef d’entreprise.

Si sa mise en pratique doit être initiée par le chef d’entreprise, elle doit être relayée par les chefs de services, les cadres et les salariés.

Car l’entreprise qui prend soin de ses salariés prendra soin de ses clients et de son marché. Et le management positif améliore naturellement toutes les performances de l’entreprise. Or pour être bien au travail le salarié a besoin de trouver un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée, un sens à son travail.

Aussi le job du manageur du XXIème siècle est justement de favoriser cet équilibre au quotidien. Bien entendu, cet équilibre est non seulement difficile à trouver mais en plus il est précaire car il peut être remis en cause tous les jours par les évènements internes et/ou externes ; il nécessite donc une attention au quotidien. C’est la raison pour laquelle, le manageur doit apprendre à dialoguer, à expliquer les raisons de ses choix, à écouter les suggestions comme les besoins des salariés : en deux mots COMMUNIQUER et surtout en mettant son EGO de côté car « qui domine les autres est fort mais qui domine soi-même est puissant ». Cette fonction doit dorénavant faire partie intégrante de sa feuille de route ou de sa fiche de poste.

A contrario, ce management ne veut pas dire pour autant qu’il faille tout accepter sans rien dire ; il ne faudra pas hésiter à dire NON tout en expliquant les raisons. Il s’agira d’adapter son management en fonction des circonstances et de la situation du moment.

Vous doutez encore de son efficacité ?

Alors je vous invite à étudier la société John LEWIS (Angleterre) dont les performances économiques ne cessent de progresser à l’instar de ses concurrents et même en période de crise économique.

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Il est vrai que ce management doit faire partie de l’ADN de l’entreprise ou à défaut d’une volonté de sa mise en place par le chef d’entreprise sous peine d’un échec quasi assuré si cette demande ne vient que des salariés (ce qui est souvent le cas).

C’est d’autant plus important qu’arrive aujourd’hui sur le marché du travail la génération Y pour qui ce mode de fonctionnement est naturel ; car toute autre forme de management déclenchera chez elle un départ rapide de l’entreprise. Pour se retrouver au chômage ! Même pas peur. Elle vit avec cette réalité depuis des années.

Les entreprises ne pourront pas garder leurs talents si elles n’évoluent pas dans ce sens.

Alors préparez-vous y dès maintenant afin d’éviter de vous faire prendre en défaut. N’est-il pas vrai que gouverner c’est prévoir ?

Et pour vous simplifier sa gestion, vous pouvez confier cette mission à un intervenant extérieur qui aura le double avantage :

  • D’être expérimenté sur ce sujet
  • De ne pas avoir de parti pris avec le personnel

Car dans le cas contraire, bon nombre de salariés développeront des astuces pour simuler un travail assidu nécessitant bien plus que les heures normalement requises pour le réaliser. Et ce au nez et à la barbe de leurs manageurs souvent incapables de les repérer.

Ainsi pendant que son personnel se consacrera pleinement à son travail (il ne faut pas non plus croire que tous les salariés sont des tirs au flanc), le chef d’entreprise pourra consacrer l’essentiel de votre son énergie à préparer le développement de son entreprise et à affronter les éléments extérieurs comme les marchés, la concurrence, etc.

Enfin, il vous faudra considérer cette démarche non pas comme une charge mais comme un investissement qui doit rapporter à l’entreprise. Diriez-vous NON à un investissement de 10 qui vous rapporterai 100 ?

Enfin, n’oubliez pas d’intégrer le facteur TEMPS dans votre réflexion car le changement prend un minimum de temps incompressible avant de produire les résultats attendus.

Alors seulement vous pourrez compter sur votre EQUIPE pour réaliser votre objectif qui est de développer et pérenniser votre entreprise dans un environnement positif et constructif. Car « s’il faut des champions pour gagner un match, il faut une équipe pour gagner un championnat ». Et même si tout le monde n’est pas toujours très bon, l’important est que tout le monde soit utile.

Le plaisir partagé précède la performance.

Alors très bonnes résolutions à tous.

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Accélérer le processus de clôture des comptes financiers

L’information financière a un coût ; son insuffisance a un surcoût

De plus en plus de sociétés cherchent à accélérer la production de leurs résultats, qu’ils soient provisoires ou définitifs, afin de répondre aux attentes des différents acteurs financiers et de la Direction Générale.
Les résultats financiers servent à analyser les performances passées de l’entreprise et de ses activités, à réaliser des diagnostics présents, à opérer des analyses prospectives, à rédiger des supports de communication pour le compte des acteurs financiers (investisseurs, actionnaires, banques, …).
Quant aux états financiers transmis à la Direction Générale, ils doivent lui permettre de perfectionner le pilotage opérationnel présent afin de bonifier les performances économiques et financières futures de l’entreprise.
La course contre la montre est donc engagée pour clôturer au plus vite les comptes ou fast close. Mais comment faire vite et bien tout en conservant un degré de fiabilité maximale des informations financières ?

Etats des lieux
Le délai de clôture des comptes est en général inversement proportionnel à la taille de la société.
En effet, en moyenne les grands groupes mettent moins de 30 jours calendaires pour clôturer leurs comptes sociaux et consolidés ; les groupes et entreprises de taille moyenne mettent entre 30 et 60 jours ; enfin les PME et TPE mettent de 90 jours jusqu’à la limite du dépôt légal des comptes.
Mais alors quelles sont les raisons d’une telle disparité selon la taille de la société pour réaliser le même travail ?

Clôturer plus vite
La principale explication résulte dans l’équipement financier et l’organisation interne de l’entreprise.
En effet, plus la taille de la société est grande plus son équipement et son organisation sont importants.
Par équipements financiers il faut entendre les différents logiciels utilisés (comptabilité, finances, trésorerie, etc…), les compétences humaines et techniques des équipes comptables et financières ainsi que leur temps consacré aux différentes tâches. Et par organisation, il s’agit que le « qui fait quoi » soit clairement identifié entre les services et qu’il fasse l’objet d’une communication claire à l’attention de tous salariés concernés.
Mais contrairement à de nombreuses idées reçues, il n’est pas nécessaire de procéder à des investissements colossaux pour atteindre l’objectif final de clôture rapide des comptes.
Cependant un bon logiciel financier est capital (sa qualité n’est pas proportionnelle à son coût d’achat), sans oublier un paramétrage structuré et une formation ciblée des futurs utilisateurs.
Car « c’est bien la régularité des entrainements qui permet d’être performant le jour de la compétition ». On s’entraîne bien en sport pour réaliser des performances lors des compétitions ! Alors pourquoi ne pas faire de même avec les arrêtés comptables pour que la clôture annuelle des comptes ne devienne plus un évènement exceptionnel mais un arrêté comptable comme un autre !
Et il n’y a pas meilleur entraînement que de se positionner tous les mois dans les conditions réelles de la clôture annuelle des comptes. Mais cette « clôture mensuelle » nécessite une préparation préalable, comme :
– Analyser toutes les charges et leur fréquence qui composent le compte de résultat,
– Enregistrer en temps réel les charges récurrentes,
– Abonner les charges non-récurrentes,
– Sensibiliser tous les services de l’entreprise à communiquer rapidement les informations qui peuvent avoir des répercussions financières sur l’arrêté,
– Récupérer rapidement auprès des fournisseurs les données qui auront un impact sur les charges,
– Facturer rapidement vos clients une fois les marchandises livrées ou les services réalisés,
– Paramétrer par avance tous les comptes et la typologie des charges de l’entreprise dans le logiciel financier,
– Optimiser l’organisation des services comptables,
– Renforcer les analyses et contrôles à postériori des comptes afin de tester la fiabilité des informations financières enregistrées,
– Communiquer le planning de clôture des comptes à l’ensemble des acteurs internes et externes en lien avec le service comptable,
– Réaliser un préclosing le mois précédent le mois de la clôture annuelle (un préclosing en novembre pour une clôture annuelle en décembre par exemple).
Bien sûr cet entrainement peut tout à fait s’adapter aux comptes consolidés.

Pour quelles conséquences
Car arrêter plus fréquemment vos comptes vous permettra de :
– Raccourcir la production des données financières,
– D’améliorer la qualité du pilotage de l’entreprise par la Direction Générale et les acteurs opérationnels afin d’apporter plus rapidement les ajustements nécessaires à la réalisation des objectifs visés,
– D’accroître la réactivité des équipes,
– De pouvoir prendre du recul plus régulièrement sur les évènements,
– D’accompagner les équipes aux changements nécessaires à la réussite du projet global de l’entreprise.

En conclusion
Cependant il est tout à fait possible de clôturer rapidement les comptes sans réaliser des clôtures intermédiaires tout au long de l’exercice comptable. Dans ce cas il s’agit de provisionner en comptabilité, en réel ou par estimation, les mouvements financiers du mois de clôture : c’est la méthode du « hard closing ». Cette méthode permet aux équipes comptables de préparer les informations financières en avance et d’arrêter en amont les arbitrages comptables restants. Elle est massivement utilisée par les entreprises du CAC 40 et les groupes. Mais cette méthode est tout à fait transposable aux entreprises de type PME et TPE.
En conclusion, il n’existe pas une solution pour la clôture de ses comptes mais bien des solutions qui restent cependant à adapter à l’organisation, aux besoins et objectifs de votre entreprise.
Selon les entreprises et leur situation initiale, cette stratégie permet de gagner de quelques jours à plusieurs semaines sur les délais de clôture et donc sur l’exploitation de l’information financière qui sera produite.
Et comme le temps c’est de l’argent …