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Comment communiquer avec son équipe ?

« La communication consiste à comprendre celui qui écoute » . Jean Abraham

Alors que le monde moderne regorge d’outils, de supports, de spécialistes, de conseillers en communication, elle n’a jamais été aussi mauvaise, confuse, agressive, voire fallacieuse, entraînant plus un brouhaha médiatique que de l’information qualifiée.

On ne cherche même plus à écouter l’autre mais juste à vouloir avoir raison à tout prix et par n’importe quel moyen.

Communiquer c’est transmettre un message

Mais avoir le dernier mot n’est pas forcément le plus difficile car il suffit par exemple :

  • De parler plus fort que son interlocuteur
  • D’imposer son point de vue par la force
  • De contraindre l’autre par la voie hiérarchique

Alors que communiquer c’est transmettre un message – des informations qui nécessite bien d’autres qualitéset notamment à comprendre celui qui écoute.

Or pour bien se faire comprendre, il est préférable de :

  • Soigner son vocabulaire (positif, constructif, mobilisateur)
  • Adopter la bonne attitude (ouvrir sa gestuelle, sourire, se déplacer, soigner son style vestimentaire, préparer avec soin ses supports, se tenir droit, être décontracté)
  • S’exprimer avec le bon volume sonore (débit, tonalité, articuler, respirer)
  • Recourir à des images et photos pour aérer sa communication
  • Rester sobre avec des phrases construites avec un sujet – un verbe – un complément, plutôt que d’utiliser de grandes phrases interminables et incompréhensibles
  • Dégager de la sérénité
  • S’assurer que le message transmis soit bien compris par son interlocuteur
  • Utiliser des traits d’humour afin d’amener un peu de légèreté surtout si le sujet est grave ou difficile
  • Avoir une communication crédible car une communication surchargée risque d’être contre-productive (trop d’information tue l’information).
  • Encourager plutôt que dénigrer

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Manager ou chef de service ?

Car « piquer ou allumer » une personne doit être le dernier recours et non pas le premier acte de communication, et il ne faut surtout pas le faire devant l’équipe mais plutôt en aparté.

Au lieu de réprimander la personne, le manageur doit lui donner les clés pour l’amener tout doucement vers la solution et les moyens d’acquérir son autonomie de travail. Car un salarié autonome et responsable est toujours plus efficace et productif que l’inverse. Mais la seconde situation nécessite un investissement suffisant de la part de l’encadrement.

C’est toute la différence entre un manageur et un chef de service.

Car « la bougie ne perd en rien de sa lumière en la communiquant à une autre bougie ». Proverbe japonais

Enfin, il ne faut pas avoir peur de stresser avant de se lancer dans sa communication. Il ne s’agit pas d’un manque de confiance en soi mais plutôt d’un lanceur d’alerte. Le stress doit vous mettre en garde, tenir en éveil tous vos sens pour vous faire avancer. Il faut donc apprendre à le gérer avant qu’il ne paralyse tous vos sens.

Alors pensez à vous faire accompagner pour sa mise en place, car même avec le mode d’emploi en mains rien ne vous garantira la réussite d’une bonne communication.

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Comment réduire les charges de son entreprise

Réduire les charges d’exploitation est devenu l’obsession de nombreuses entreprises. En effet, ces économies potentielles peuvent devenir une ressource importante qui pourra être affectée au développement de l’entreprise ou à la baisse de ses tarifs pour mieux faire face à la concurrence Européenne et mondiale.

Mais comment faire sans pour autant pénaliser son fonctionnement au quotidien ? Et comment faire accepter cette nécessité aux équipes non pas comme une contrainte de plus mais comme une évidence pour la pérennité de l’entreprise ?

Autant de questions souvent sans réponses, et pourtant ce ne sont pas les méthodes qui manquent.

Deux méthodes

Le cost killing

Le cost killing consiste à réduire à tout prix les charges d’exploitation. Tous les frais sont passés au crible. Mais les moyens pour obtenir une baisse significative ne comptent pas. Le moyen le plus classique consiste à convoquer ses principaux fournisseurs pour leur demander, ou plutôt leur imposer, une baisse conséquente de leur coût (jusqu’à 50%) sous peine d’être déréférencé. C’est efficace mais c’est souvent du one shot avec pour dommage collatéral fréquent une perte sur la qualité du produit ou du service.

La réduction des frais

Les économies de charges qui consistent à optimiser financièrement les charges internes et externes de l’entreprise. Mais qu’est-ce qu’une économie interne ? externe ?
Les économies externes consistent à revoir tous les contrats de ses fournisseurs pour les renégocier aussi bien financièrement qu’en terme de garantie et de services rendus. Vous serez surpris du nombre de contrats lors de cette revue qui seront à supprimer (1ère économie). Et pour les autres contrats, il s’agira alors de renégocier leurs coûts et garanties (2ème économie) ou à un nouvel appel d’offre (3ème économie).

Cette seconde méthode présente un double avantage : celui de reposer sur vos fournisseurs déjà en place avec la perspective de réaliser des gains quasi assurés. En effet, vos fournisseurs feront les efforts nécessaires pour vous conserver comme client. En échange, ils vous demanderont certainement de prolonger la durée du contrat afin qu’ils puissent eux aussi amortir l’effort financier qu’ils vous auront consentis.

Mais cette démarche ne pourra être reproduite à l’identique chaque année.

Aussi l’entreprise pourra s’occuper cette fois des économies internes.  Elles consistent à identifier les processus opérationnels et organisationnels de l’entreprise qui vont pouvoir être optimiser. Ainsi cette optimisation permettra de détecter puis de supprimer toutes les anomalies de fonctionnement (doublons, inutilité, simplification). Les corrections ainsi apportées se traduiront directement par des gains financiers.

En conclusion

Dans les deux cas, vous aurez atteint votre objectif qui sera d’abaisser vos charges de fonctionnement avec pour conséquence directe une amélioration de la compétitivité de l’entreprise.

Mais attention à la méthodologie de sa mise en place car elle va interférer avec d’autres acteurs que sont les salariés.

Aussi comme toute modification importante apportée au mode de fonctionnement de votre entreprise, il va générer du changement. Et comme tout changement est perturbant, il sera important de le préparer en amont.

C’est une des raisons pour laquelle Il sera important de vous faire accompagner sur ces sujets afin de vous :

  • Décharger de la gestion de la communication auprès de vos salariés en matière de changements
  • Profiter de l’expérience d’un professionnel qui a déjà été confronté à ces négociations fournisseurs souvent longues et consommateurs de temps

Alors « investissez » dès maintenant dans un conseiller en développements, car aujourd’hui le chef d’entreprise à risques est celui qui ne sait pas s’entourer des compétences nécessaires au développement de son entreprise.